as@lae : Compte-rendu du 7 février 2008

Le 7 février 2008 a été inauguré le Groupe de Travail dédié à l’Archivage Numérique avec pour objectifs la définition des contours techniques et fonctionnels d’une application d’archivage à force probante publiée sous licence libre.

Dans un premier temps, les Collectivités participantes se sont efforcées de définir le contexte juridique de l’archivage en identifiant deux réalités distinctes mais complémentaires : la conservation du patrimoine documentaire, et la conservation des éléments à valeur probante garantissant l’authenticité d’un document dématérialisé et/ou la conformité à un cadre règlementaire. Ainsi, le contexte de l’archivage est intimement lié à la notion de « force probante » puisque l’archivage doit permettre d’attester, en cas de demande de justification et/ou de conflit, la valeur probatoire d’un document, l’appréciation de celle-ci et de la validité de la preuve étant du ressort du tribunal administratif.

Les débats de la réunion se sont ensuite axés sur l’identification des principaux documents et flux associés concernés par l’archivage : il ressort que tous les documents administratifs (ou presque) des collectivités peuvent faire l’objet d’un archivage à force probante pour remplacer l’archivage "papier".

Ont été notamment identifiés les documents et flux associés suivants :

• Délibérations
• Arrêtés
• Bulletins de salaires
• Dossiers agents
• Bordereaux de Mandats
• Factures
• Bordereaux de titres de recettes
• Marchés
• Permis de construire

Enfin, les participants ont unanimement convenu que la garantie de conservation des données impose une démarche stricte d’archivage. Les principales caractéristiques à intégrer identifiées ont été les suivantes :

• Démarche « professionnelle » en qualité de tiers archiveur
• Mise en oeuvre des systèmes au sein de salles blanches
• Double conservation systématique
• Gestion de l’obsolescence technologique des supports
• Suivi de l’évolution du contexte règlementaire et normatif
• Démarche de qualité stricte pour les transferts et les conversions de formats
• Restitution périodique des archives sur des supports physiques standardisés

La seconde réunion du Groupe de Travail "Archivage Numérique" se tiendra à Bobigny le 28 mai 2008. Si vous souhaitez obtenir des renseignements complémentaires, nous vous invitons à prendre contact avec nos équipes.