Règlement intérieur
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Préambule
Ceci constitue le règlement intérieur de l'ADULLACT 1. Conformément à l'article 19 des statuts de l’association, il est établi par le Conseil d’Administration qui le fait approuver par l'Assemblée Générale.
Tout adhérent s’engage au vu des statuts et du règlement intérieur de l’association. Le règlement intérieur est public.
Le champ d’action de l’association ADULLACT est le soutien et l’accompagnement du Logiciel Libre dans les domaines où joue la commande publique, dans les collectivités territoriales en particulier.
Pour cela, l’association met en place des Groupes de Travail chargés d’intervenir à tous les niveaux : de la conception à la distribution.
Le règlement intérieur organise leur participation à des Groupes de Travail (article 6 des statuts).
1. Adhérents
Pour obtenir le statut d’adhérent, le membre (personne physique ou personne morale) devra prendre connaissance des statuts et du règlement intérieur de l’association. Préalablement, il aura rempli le formulaire d’adhésion et se sera engagé à régler la cotisation. Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, l’adhérent dispose d’un droit d’accès et de rectification des données le concernant auprès de l’administration de l’association.
L’adhérent s’engage à porter à la connaissance de l’association toutes modifications portant sur son adresse postale, adresse électronique, téléphone, etc.
Conformément à l'article 7 des statuts, le bureau de l’association se réserve le droit d’accepter ou non un nouveau membre. Le résultat de la demande d’adhésion sera communiquée par courrier électronique accompagné d’un exemplaire des statuts et du règlement intérieur.
Une fois l’adhésion acceptée, le nouveau membre devra s’acquitter du montant de la cotisation par virement bancaire ou par chèque.
Chaque personne morale adhérente désignera un représentant. Ce représentant pourra désigner un remplaçant.
L’adhésion d’une Communauté Urbaine, d’une Communauté d’Agglomération ou d’une Communauté de Communes permet à ses communes adhérentes de bénéficier de l’accès aux prestations réservées aux membres.
Une personne morale désirant adhérer à l’ADULLACT ne doit pas porter préjudice par ses actions ou communications à l’association, ni à ses objectifs.
2. Groupes de Travail
L’organisation de l’association se fait principalement à travers des Groupes de Travail chargés de mettre en oeuvre les aspects des actions susceptibles d’entrer dans l’objet de l’association (cf. annexe 3).
Les Groupes de Travail sont mis en place par le conseil d’administration, qui nomme un responsable, qui a pour tâche d’animer ses travaux et de les rapporter au Conseil d’Administration. Le responsable du groupe doit être obligatoirement membre de l’association. Il peut être fait appel dans un groupe à des experts qualifiés ou des conseils extérieurs à l’association.
Tout membre de l’association peut proposer la création d’un nouveau Groupe de Travail.
Tout membre de l’association peut faire partie d’un ou plusieurs Groupes de Travail. Pour cela, il doit s’adresser au responsable du groupe. Les membres de l’association sont fortement encouragés à participer à au moins un Groupe de Travail.
Les discussions et les travaux au sein des Groupes de Travail devraient s’effectuer principalement à travers des listes de discussions (mailing-lists), des forums public ou privés ou des outils de travail collaboratif. Mais chaque groupe s’administre librement.
3. Conseil des Projets
Afin d'assister et de rapprocher les Groupes de Travail et les Projets qui sont sur la forge adullact.net, un Conseil des Projets réunit :
Un représentant de chaque groupe de travail actif de l'ADULLACT
Le même nombre de représentants de projets (élus au sein de la liste des administrateurs 2 de projets)
Les mandats au sein du Conseil des Projets sont de deux ans. Chaque année, au moment de l'Assemblée Générale annuelle, un point est fait sur sa composition.
Le Conseil des Projets :
Conseille les permanents et le CA sur l'organisation et les procédures
Préconise des évolutions dans l'ergonomie de la forge Adullact.net
Propose des architectures de référence
4. Vote aux Assemblées Générales 3
Pour chaque collège on procédera comme suit:
Soit p le nombre de parts de ce collège
Soit v le nombre de voix effectives à l'AG
Le poids de chaque voix pour ce collège sera p/v
On compte les abstentions :
Exemple :
S'il y a 5 représentants des collectivités qui votent, chaque vote aura un poids de : 11 /5
Si ces votes expriment 3 "oui", 1 "non", et 1 abstention on aura :
3 *11/5 = 6,6 votes "oui"
1 *11/5 = 2,2 votes "non"
1 *11/5 = 2,2 abstentions
Le total faisant bien 11
5. Représentants des trois premiers collèges au Conseil d'Administration
Le nombre de représentants des trois premiers collèges au Conseil d'Administration est calculé au prorata du (nombre de membre/volume des cotisations) de chacun de ces collèges. Au plus fort reste. Dans ce nombre : au prorata au plus fort reste.
Exemple :
Les 3 collèges sont non vides. Il y a donc 3 sièges de droit. Reste à ventiler 12 sièges au prorata. Si le premier collège pèse 20, le second 1 et le troisième 6.
Le total fait 27, le siège est à 27/12, soit 2,25.
collège 1: 8,88
collège 2: 0,44
collège 3: 2,66
Il est ventilé 9 sièges au collège 1 et 3 sièges au collège 3.
soit au total:
collège 1: 1+9=10
collège 2: 1+0=1
collège 2: 1+3=4
6. Travaux du Conseil d’Administration et du Bureau
Conformémement à l’article 15 des Statuts, les travaux du Conseil d’Administration se dérouleront principalement par courrier électronique, par le biais d’une liste de diffusion où seuls les membres du Conseil d’Administration ont accès en lecture (adm AT listes.adullact.org).
Il en sera de même pour les travaux du bureau (bureau AT listes.adullact.org).
Lorsqu’une décision est à prendre, le Président fixe une semaine avant l’ordre du jour et la durée des débats (durée qui ne peut être inférieure à la semaine).
On vote par courrier électronique au sein de la liste 4.
Le Conseil d’Administration organise les Assemblées Générales et convoque les membres quinze jours avant la date fixée, par courrier électronique et postal.
7. Prestations
Tout acte ou prestation effectués au bénéfice de tiers au nom de l’association, par l’un de ses membres, devra être autorisé par le Président ou un vice-Président délégué. Si l’acte ou la prestation au nom de l’association est rétribué, il ne pourra donner lieu à rétribution personnelle, l’association étant dans ce cas le seul bénéficiaire autorisé, par un règlement transmis au trésorier. Aucune prise de position publique ne peut se faire au nom de l’association par un adhérent extérieur au conseil d’administration, sans accord préalable.
En fonction des compétences présentes au sein de l’association, l’ADULLACT proposera plusieurs types de prestations à destination de ses membres.
Le premier volet concerne du support à titre gracieux, pour les membres ayant acquittés une cotisation :
- Fourniture d’une documentation détaillée sur les composants techniques
- Support à la conception et aux tests des composants techniques
- Conseils de mise en oeuvre avec des logiciels libres génériques
Le deuxième volet s’attache à proposer des services payants :
- Transfert de compétence
- Séminaires à thèmes
L’association favorisera les séminaires groupés et pratiquera les tarifs fixés en annexe 2.
8. Financement et tenue des comptes
Le financement de l’ADULLACT est assurée par les cotisations accompagnant les adhésions. Le conseil d’administration sollicitera les différentes instances compétentes pour le versement de subventions afin de favoriser l’expansion de l’association.
L’association confiera le traitement de sa comptabilité à un cabinet d’expertise et soumettra ses projets en amont à un Commissaire aux Comptes.
Les exercices s'établissent de 1er janvier de chaque année et se clôturerent le 31 décembre.
Le Délégué Général ne pourra engager de dépenses supérieures à 100 € sans en référer au Bureau. Il doit rendre compte de tout engagement et de toute dépense au Président et au Trésorier.
9. La discipline et les sanctions prévues
Tout membre de l’association s’engage à respecter les statuts et le règlement intérieur. Un adhérent, par ses actions ou ses déclarations, ne devra pas provoquer un quelconque préjudice moral ou matériel à l’association.
La RFC 1855 (Netiquette) s’applique au sein de l’association, et tout manquement grave à cette "netiquette" ou au code de conduite entraînera des sanctions pouvant aller jusqu’à l’exclusion de l’adhérent.
1 l'ADULLACT est une association à but non lucratif régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août 1901, déclarée à la préfecture de Montpellier et publiée au Journal Officiel n°20020047 à l’annonce n°467.
2 Au sens de Gforge.
3 Cf. description de la procédure à l'AG de Paris du 31 janvier 2007.
4 L'Assemblée Générale du 31 janvier 2007 a refusé d'utiliser le vote électronique au sein de l'ADULLACT.
ANNEXE 1 : Montant des cotisations
ANNEXE 2 : Groupes de Travail actuels
- Portail de gestion des activités enfance (5)
- Archivage Numérique (4)
- Gestion des délibérations (11)
- Maison départementale pour les personnes handicapées (4)
- Parapheur électronique (7)
- SOA - Architecture Orientée Services (1)
- Infrastructures et Outils décisionnels (0)
- Bus de signature (1)
- Gestion des Ressources Humaines (0)
- Évolution de S²LOW (0)
NB : Entre parenthèses le nombre de membres actifs. Il y a actuellement (juin 2008) trois groupes en sommeil.
ANNEXE 3 : Schéma sommaire des instances et des rôles de l'ADULLACT
