Web-GFC : compte-rendu du 27 avril 2012

La gestion du flux prend une place à part dans les processus d’instruction et de gestion des Collectivités Territoriales. La dématérialisation et les nouvelles exigences induites par les engagements de type "agenda 21" et les contextes "zéro papier", lui donnent une toute nouvelle place, eu égard au nombre de correspondances produites quotidiennement par les collectivités comme du fait du très grand nombre de flux qui sont reçus chaque jour par les collectivités.

Un flux appelle des actions, met en musique de nombreux acteurs et services dans la collectivité. Tout flux a donc un impact fort dans l’ensemble du Système d’Information de la collectivité (gestion financière, gestion des administrés, gestion des services techniques, services gestion du protocole et du cabinet, gestion des actes administratifs, GED et documentation, signature électronique, archivage électronique, etc.). L’aptitude d’un outil de gestion de ces typologies de flux à communiquer avec le système d’information d’ensemble et son ouverture sont donc tout à fait déterminants, tout autant que son ergonomie qui doit être la plus efficiente et la plus simple possible, eu égard au nombre de gestionnaires amenés à participer aux circuits d’instruction.

En outre, la confidentialité de certains processus induisent la nécessaire gestion fine des habilitations de l’outil ciblé, tant sur le plan des fonctions, des données que sur celui de certains champs amenés à être renseignés par les seuls agents habilités à les renseigner significativement.

La combinaison de l’ensemble de ces facteurs et les récentes évolutions du contexte de gestion amènent les collectivités à réorganiser leurs processus d’instruction du flux, comme d’ailleurs la gestion d’autres documents entrant dans la collectivité (factures, mails, fax, etc.). Dans ce contexte et eu égard à la relative complexité comme à l’obsolescence relative (sur le plan technologique en particulier) de l’offre éditeur actuelle, l’ADULLACT initie une démarche collaborative visant à :

• Définir les contours techniques et fonctionnels d’une application ouverte et communicante de gestion de flux déposée sous licence libre
• Constituer un Groupe de Travail représentatif et pérenne, susceptible de valider les travaux d’ensemble et de mettre en œuvre la solution résultante à titre expérimental et validatoire (bêta-tests)

L’enjeu technologique vise donc à doter la collectivité d’un outil en technologie web, ouvert, permettant d’établir des connecteurs avec des logiciels métiers utilisés par les Collectivités Territoriales pour mettre en œuvre la dématérialisation (parapheurs électroniques, GED, plate-forme d’échanges sécurisés et SAE) et prenant également en compte les dernières évolutions des pratiques de gestion, en matière d’échange de flux (SMS, PDA, mails, fax, fichiers vocaux, images et vidéos).

Une session du Groupe de Travail "web-GFC" sera donc organisée le mardi 15 mai 2012 à Paris : si vous souhaitez rejoindre ce Groupe de Travail ou bien obtenir des renseignements complémentaires sur les modalités pratiques de participation, nous vous invitons à prendre contact avec nos équipes.