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• Publication : 22 septembre 2020

Lorsqu'il est question de dématérialisation ou de migration vers des logiciels libres, le mieux est encore de laisser parler les collectivités concernées. C'est pourquoi nous nous efforçons depuis des années de valoriser les témoignages et retours d'expériences de nos collectivités adhérentes, que ce soit lors de nos Congrès ou dans nos Groupes de Travail Collaboratifs.

Ces témoignages sont essentiels pour permettre à d'autres structures d'engager les démarches nécessaires ; ils sont un outil de réflexion pour les élus et décideurs publics.

Nous avons le plaisir de partager aujourd'hui le témoignage rédigé par le Syndicat Intercommunal des Technologies de l'Information pour les Villes (Sitiv). Le SITIV est l'un des adhérents historiques de l'ADULLACT. C'est un centre de ressources et de compétences intercommunales, qui contribue à la maîtrise des technologies de l'information et favorise les échanges entre les communes.

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Le SITIV appuie la cohérence des procédures dématérialisées mises en œuvre par les agents des collectivités sur une intégration poussée de plateformes libres de collaboration et de communication transverse et des outils métiers, parce qu’il est essentiel de garantir qu’un document dématérialisé ne soit pas amené à être imprimé à une étape quelconque de son cycle de vie.

Le SITIV a mis en œuvre d’une part des outils collaboratifs (messagerie collaborative Zimbra et plateforme documentaire collaborative Nexcloud), d’autre part des outils transverses libres (parapheur, Tiers de Télétransmission, Mail sécurisé et Système d’archivage électronique Libriciel), l’ensemble étant intégré dans un portail SSO sécurisé d’accès aux applications.

L’intégration de ces outils par nature ouverts, entre eux, et avec les solutions des éditeurs métiers (finances, ressources humaines, marchés, courrier, actes) a permis en 2 années, dans un budget très raisonnable, de :

• sécuriser les documents numériques en archivant automatiquement les documents financiers, les actes réglementaire, les bulletins de salaire et les marchés ;
• renforcer la collaboration en intégrant le parapheur électronique à la plateforme documentaire collaborative et à l’ensemble des applications métiers ;
• dématérialiser le bulletin de salaire des agents dans un espace sécurisé individuel.

Les travaux en cours permettent d’imaginer à brève échéance :

• de lancer des campagnes de numérisation des documents papiers, pour sécuriser leur conservation et fiabiliser les données des systèmes d’information métier (Dossier agents, documents funéraires …) ;
• de prendre en compte le « vrac » bureautique comme un véritable SI organisé, sécurisé et archivé.

Le SITIV remercie l’ensemble des partenaires et fournisseurs qui ont contribué à la réussite de ces projets de dématérialisation : Opend-DSI (Nextcloud), Libriciel et GIP SIB (parapheur, Tiers de Télétransmission, Mail sécurisé et Système d’archivage électronique), Worteks (OpenLDAPNG), CIRIL et GFI (Finance, RH, élections), Maarch (gestion de courrier), Ordiges (marchés).

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N'hésitez pas à contacter notre équipe si vous souhaitez également partager votre expérience auprès de notre communauté.