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Les départements versent des prestations sociales aux personnes âgées, handicapées, selon le besoin. Ces prestations sont versées à l'avance. En cas de décès de l'allocataire, le notaire en charge de la succession a pour obligation de consulter le registre social du département et de reverser les fonds alloués a priori. Pour cela, il interroge par courrier officiel un agent de la collectivité, ce dernier doit effectuer une recherche dans la base de données départementale et adresser une réponse écrite détaillée. Cette opération un peu fastidieuse monopolise de la ressource humaine et s'étale dans un calendrier peu optimisé.

Soucieux de simplifier les démarches administratives de ses usagers et partenaires, en 2015 le Département du Rhône a développé en interne son propre logiciel : "Rhône + Notaires" : un service dématérialisé unique en France permettant de simplifier toute demande de récupération des aides sociales. Cette application informatique permet aux notaires du territoire d’interroger en temps réel les bases de données des services départementaux sur l’existence d’une créance d’aide sociale, et d'obtenir automatiquement une réponse administrative formelle. Cette plateforme web, innovante et fiable, est devenue la voie unique de recherche pour tout notaire relevant de la chambre notariale du Rhône.

Après un an d’utilisation, avec plus de 500 consultations mensuelles, cette interface s’est imposée comme un outil de communication privilégié entre les notaires et le Département, permettant d’améliorer considérablement le délai de réponse apporté, d'économiser l'équivalent d'un temps plein pour les juristes du Conseil Départemental, tout en récupérant 10 à 15 % des fonds alloués comme avant.

« Libérer » un logiciel ?

A l'écoute de ce succès, très rapidement une quarantaine de Conseils Généraux ont fait part de leur intérêt pour cet outil. Fin 2016, L'ADULLACT a donc été sollicitée pour une « libération » de l'application afin de mutualiser proprement le travail des informaticiens du CD69 et d'en faire profiter l'ensemble des collectivités concernées.

La volonté de passer « Rhône + Notaires » en logiciel libre utilisable par tous, a été portée par les élus du Rhône et la Direction des Services Informatiques, puis validée en assemblée. L'outil est renommé pour l'occasion "Départements & notaires". Un groupe de travail a été constitué pour évaluer la tâche, faire évoluer l'outil, le documenter, implémenter quelques améliorations, publier le code source et mettre l'outil à disposition sur la forge ADULLACT (adullact.net) et sur le Comptoir du Libre (comptoir-du-libre.org).

Libérer un logiciel fait maison nécessite quelques étapes et beaucoup de bonne volonté. D'abord créer une communauté active autour de l'outil, se réunir en groupe de travail, s'interroger et proposer des réponses concertées. Puis publier le code source et si nécessaire l'optimiser en fonction des retours de la communauté. Dénoncer les mythes et réalités : ce que l'outil fera et ce qu'il ne fera pas, son potentiel, ses limites, sa cible, sa FAQ. Définir la gestion collégiale de l'évolution du logiciel, qui sera l'interlocuteur privilégié, qui en sera le gardien des clés, qui en sera le coffre-fort. Ensuite attribuer une licence et créer toute la documentation adéquate. Au final, diffuser l'information et assurer la mutualisation en mettant l'outil dûment documenté à disposition de tous. Après plusieurs mois de mises au point, le groupe de travail réuni le 1er juin 2017 a permis d'acter la libération intégrale de l'outil "Départements & notaires".

L'ADULLACT est fière d'avoir accompagné les acteurs de cette aventure probante, et de soutenir les projets de mutualisation des outils numériques métier développés par les collectivités. Rappelons que l'association a pour objectifs de soutenir et coordonner l'action des Administrations et Collectivités territoriales, de promouvoir, développer et maintenir un patrimoine de logiciels libres utiles aux missions de service public. Dont acte ! 

Crédit photo : Conseil Départemental du Rhône