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Depuis bientôt 4 ans, l’ADULLACT a le plaisir d’accompagner le Conseil Départemental du Rhône avec le projet « Départements et Notaires ». Aujourd’hui, le projet prend un nouveau tournant avec le choix d’un prestataire chargé de la refonte, de l’évolution et de la maintenance du logiciel.

Départements et Notaires a initialement été conçu par le département du Rhône pour répondre à un besoin précis. En effet, lors d’un décès, le Conseil Départemental est systématiquement interrogé par le notaire chargé de la succession pour connaître l’existence d’une aide financière versée à la personne défunte. Sans cela, la succession ne peut être finalisée. Pour chaque département, ces recherches représentent un travail équivalent à environ une personne employée à temps plein chaque année.

Départements et Notaires permet principalement de dématérialiser les échanges entre le département et les notaires, et d’améliorer le traitement des demandes. En 2016, le département du Rhône a fait appel à l’expertise de l’ADULLACT pour trouver d’autres départements intéressés par la démarche et animer la communauté autour du projet. Depuis, une vingtaine de départements nous ont rejoint, faisant de ce projet un vrai exemple de mutualisation réussie « en aval ».

En ce début d’année, l’entreprise Atol CD a été sélectionnée comme prestataire chargé du développement et de la maintenance. L'occasion de revenir sur l’organisation fonctionnelle et la gouvernance du projet.

Le Groupe de Travail Collaboratif (GTC) « Départements et Notaires » créé par l’ADULLACT est composé de départements utilisateurs ou simplement intéressés. Il se réunit une à deux fois par an en fonction des besoins, et les compte-rendus des séances sont disponibles sur notre site internet.

Ce groupe est souverain, ce sont donc les collectivités membres qui décident elles-mêmes de la feuille de route en votant les orientations et les fonctionnalités prioritaires. Seuls les membres adhérents de l’association ont droit de vote, mais tous les départements, adhérents ou non, peuvent rejoindre le GTC et bien sûr utiliser le logiciel.

Ce sont donc les utilisateurs eux-mêmes qui ont sélectionné l'entreprise Atol CD parmi les offres proposées. L’entreprise Atol CD sera donc désormais chargée d’appliquer les orientations prises collégialement par les collectivités, et de maintenir le logiciel pour assurer sa pérénité. L’ADULLACT est mandatée pour servir d’interface entre les collectivités et le prestataire.

L’association a également souhaité proposer un nouveau modèle économique en jouant le rôle de mutualisant, et en finançant elle-même les évolutions du logiciel. En résumé, les collectivités membres décident, l’association coordonne, et le prestataire exécute. Départements et Notaires vient s’inscrire dans la longue liste des projets menés depuis de nombreuses années par l’association en faveur de l’indépendance numérique des collectivités.

Pour information, le logiciel libre Départements et Notaires est sous licence AGPL v3.

Voir le logiciel sur le Comptoir du Libre : Fiche du logiciel libre Départements et Notaires

Voir le communiqué d’Atol CD : L'application pour gérer la relation des Départements & Notaires