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Dans le cadre de son Programme de Développement concerté de l’Administration Numérique Territoriale (DcANT), le SGMAP organise depuis le mois de novembre 2016 des ateliers destinés à mettre en évidence les freins et les leviers relatifs au développement de l’archivage électronique dans les collectivités. Ces ateliers réunissent de nombreuses collectivités (départements, EPCI, villes…) et des mutualisants de collectivités (Syndicats, GIP, CDG…) aux côtés de l’ADULLACT, déjà forte d’une expérience confirmée sur le domaine. Le SGMAP a prévu d’autres sessions dans les mois à venir, et ce jusqu’à l’été 2017.

Ces réunions sont l’occasion de mettre en lumière les leviers en mesure de faciliter l’adoption d’un Système d'Archivage Électronique par les collectivités, mais aussi et surtout les freins qui les empêchent de s’y lancer. Il existe de nombreux freins qui vont de la difficulté à recruter un personnel compétent jusqu’aux aspects juridiques jugés encore insuffisants pour faciliter la prise de décision, en passant par les aspects techniques impactant parfois tout le Système d’Information de la collectivité.

L’ADULLACT se concentre principalement - c'est son cœur de métier - sur ces derniers aspects, et en particulier sur tout ce qui concerne l’interopérabilité. Il s’agit en effet de souligner le manque d’interopérabilité lorsqu’on veut suivre la vie d’un document métier de sa production à son dépôt normé dans un Système d’Archivage Électronique. Prenons un exemple simple et soulignons les problèmes rencontrés : le cas d’un marché public.

1. Notre marché et toutes ses pièces d’accompagnement, après clôture du marché, sont disponibles dans la plateforme de marchés publics.
2. On souhaite pourvoir exporter le marché et ses pièces annexes. Or la plupart des plateformes de marchés ne disposent pas de fonction d’export, et quand elles en disposent, on trouvera autant de formats d’export que de plateformes : Frein.
3. Cela impose donc aux collectivités de créer, développer, financer, maintenir autant de connecteurs pour récupérer et traiter ces formats d’export qu’il existe de formats. Cela représente un coût non négligeable pour les collectivités dans leur ensemble : Frein. 
4. Il suffirait d’imaginer et imposer un format d’export unique aux plateformes de marchés publics (on parle de formats pivots) pour simplifier cela et réaliser de considérables économies : Levier. On peut encore imaginer imposer la présence d’une API universelle sur ces mêmes plateformes de marchés publics. Les connecteurs cités ci-dessus consisteraient à exploiter cette API unique entre tous les fournisseurs de plateformes de marchés publics. Seule la configuration serait à revoir d’un éditeur à l’autre.
5. Une fois le marché et ses pièces récupérés, il convient encore de les envoyer au SAE. Pour cela il est impératif « d’habiller » ces documents dans le format normalisé imposé par les systèmes d’archivages électroniques : le format SEDA. Sachant que les impératifs métiers font que ce formatage SEDA n’est pas le même d’un métier à l’autre, ni même d’un type de collectivité à l’autre, ce ne sont pas les outils métiers qui produisent ces documents qui savent fabriquer le SEDA. Il faut donc inventer une étape informatique de transformation SEDA avant d’envoyer les documents au SAE : Frein.
6. Compte tenu des diversités rencontrées dans les SI des diverses collectivités, selon les outils métiers producteurs, selon la présence d’une GED ou non dans la collectivité, selon la présence d’un routeur logiciel (type PASTELL) ou non dans la collectivité, la mécanique à mettre en place sera différente. L’objectif consiste à trouver les meilleures solutions au plus bas coût : Levier.
7. On peut, par exemple, déposer tous les dossiers en GED avant l’archivage, puis déclencher le dépôt en archive avec une étape de formatage SEDA entre la GED et le SAE. Cela impose de développer un connecteur par métier. Vue la complexité de développer en GED, cela revient particulièrement cher de faire développer et entretenir par des entreprises spécialisées tous ces connecteurs : Frein. Sachant que le format SEDA peut changer d’une collectivité à l’autre, d’un archiviste à l’autre, les coûts en global vont exploser puisqu’il y a très peu de reprise possible d’une collectivité à l’autre : Frein.
8. On peut aussi imaginer des outils suffisamment configurables permettant aux collectivités d’adapter leur formatage SEDA selon leurs besoins, sans avoir forcément affaire à un prestataire coûteux. Des tels outils existent ; certaines collectivités ont investi dans le développement de ces outils… l’idéal serait de les mettre sous licence libre afin de les partager avec tous. Rappelons la devise de l’ADULLACT : l’argent public ne doit payer qu’une fois. L’ADULLACT se tient à la disposition de ces collectivités précurseurs afin de les aider à partager leurs travaux : Levier !

L’ADULLACT continuera de tenir ses membres informés de ses participations aux ateliers organisés par les services de l’État.